Genitori e richieste di accesso a dati personali. Pronuncia del Garante della Privacy- non rispondere comporta sanzioni

 IL CASO

Con reclamo del XX il sig. XX ha lamentato di aver presentato, in data XX, all’Istituto Comprensivo Statale “Via Renato Fucini”, una istanza di accesso ai dati personali propri e relativi a XX, ai sensi dell’art 15 del Regolamento e di non avere ottenuto alcun riscontro dall’Istituto.

Con nota del XX (prot. n. XX, l’Autorità ha invitato l’Istituto scolastico ad aderire, entro il termine di 20 giorni dal ricevimento della nota, alla richiesta del reclamante di esercizio del diritto di accesso ai dati personali, procedendo a informare lo stesso e l’Autorità circa le determinazioni adottate.

L’Ufficio, sulla base dalle verifiche compiute e degli elementi acquisiti, anche attraverso la documentazione inviata dall’Istituto scolastico, e dei fatti emersi a seguito dell’attività istruttoria, nonché delle successive valutazioni, ha accertato che l’Istituto ha fornito riscontro alla richiesta di accesso ai dati personali del reclamante, solo a seguito dell’invito formulato dal Dipartimento nell’ambito del procedimento relativo al reclamo presentato dal sig. XX ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, ciò in violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4 del Regolamento.

Si è proceduto pertanto alla notifica delle violazioni, prevista dall’art. 166, comma 5, del Codice, all’Università, comunicando l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’articolo 58, paragrafo 2, del Regolamento, invitando l’Istituto a produrre scritti difensivi o documenti e, eventualmente, a chiedere di essere sentita dall’Autorità, entro il termine di 30 giorni (art. 166, commi 6 e 7, del Codice; nonché art. 18, comma 1, dalla legge n. 689 del 24/11/1981).

ESITO DELL’ATTIVITA’ ISTRUTTORIA

L’art. 12 del Regolamento prevede che il titolare del trattamento debba fornire all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 del Regolamento senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa (par. 3). Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento deve informare l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale (par. 4).

Nel caso oggetto di reclamo, l’Istituto scolastico ha fornito riscontro alla richiesta di esercizio del diritto di accesso ai dati personali, presentata dal reclamante in data XX, soltanto in data XX e, dunque, ben oltre il termine di un mese previsto dall’art. 12 del Regolamento, senza, peraltro, aver informato il reclamante dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale entro il medesimo termine.

CONCLUSIONI

Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, si rileva che le dichiarazioni rese dal titolare del trattamento nel corso dell’istruttoria, della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice, seppure meritevoli di considerazione, non consentono di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con l’atto di avvio del procedimento e risultano insufficienti a consentire l’archiviazione del presente procedimento, non ricorrendo, peraltro, alcuno dei casi previsti dall’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Si confermano pertanto le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dall’Istituto scolastico per non avere tempestivamente fornito riscontro alla richiesta di esercizio del diritto di accesso ai dati personali presentata dal reclamante e per non aver tempestivamente informato lo stesso dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale, in violazione dell’art. 12, parr. 3 e 4, del Regolamento.

Si ritiene, pertanto, che, relativamente al caso in esame sia sufficiente ammonire il titolare del trattamento ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. b), e 83, par. 2, del Regolamento, per aver violato l’art. 12, parr. 3 e 4 del Regolamento, e che non vi siano i presupposti per l’adozione di ulteriori provvedimenti correttivi da parte dell’Autorità ai sensi dell’art. 58, par. 2, del Regolamento.

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