Una scuola non può negare a un insegnante l’accesso alle segnalazioni presentate dai genitori nei suoi confronti quando queste abbiano inciso sulla sua posizione professionale. Non è necessario che sia stato avviato un procedimento disciplinare e la semplice qualificazione delle comunicazioni come personali e riservate non è sufficiente a impedirne la conoscenza. È quanto stabilito dal TAR Veneto con la sentenza n. 681 del 31 marzo 2026, che affronta il delicato rapporto tra diritto di accesso agli atti, tutela della dignità professionale dei docenti e riservatezza degli autori delle segnalazioni.
Una decisione destinata a suscitare particolare interesse nel mondo della scuola, dove non sono infrequenti situazioni nelle quali le lamentele dei genitori, anche formulate attraverso semplici comunicazioni elettroniche, possono influire sull’organizzazione dell’attività didattica e sulle decisioni relative all’assegnazione dei docenti alle classi.
Il principio che emerge dalla pronuncia è chiaro: quando una segnalazione viene acquisita dall’amministrazione scolastica e utilizzata per assumere decisioni che incidono sulla posizione lavorativa di un insegnante, quest’ultimo ha diritto di conoscerne il contenuto, purché sussista un interesse diretto, concreto e attuale.
Il caso: una docente spostata parzialmente dalla propria classe dopo le segnalazioni dei genitori
La vicenda trae origine dalla situazione di un’insegnante di scuola primaria che, nell’anno scolastico 2025/2026, aveva subito una modifica della propria assegnazione oraria rispetto all’anno precedente.
In particolare, la docente aveva visto dimezzare il proprio orario di insegnamento nella classe nella quale aveva precedentemente prestato servizio, con completamento dell’orario in un’altra classe.
La decisione era intervenuta in un contesto caratterizzato da segnalazioni presentate dalla rappresentante dei genitori della classe, contenenti osservazioni riguardanti l’operato dell’insegnante.
Ritenendo che tali dichiarazioni avessero contribuito a determinare il proprio parziale allontanamento dalla classe, la docente aveva presentato, il 6 ottobre 2025, un’istanza di accesso agli atti, chiedendo di conoscere tutte le dichiarazioni dei genitori e la documentazione relativa alla modifica della propria assegnazione.
La richiesta era espressamente finalizzata alla tutela dei propri diritti lavorativi, personali e professionali, con particolare riferimento alla dignità e all’immagine.
L’insegnante intendeva quindi verificare quali affermazioni fossero state formulate nei suoi confronti e quali elementi avessero effettivamente contribuito alla decisione organizzativa adottata dalla scuola.
Il diniego della scuola: nessun procedimento disciplinare a carico della docente
Con provvedimento del 4 novembre 2025, l’istituzione scolastica aveva respinto la richiesta.
La motivazione del diniego si fondava essenzialmente su due circostanze: l’assenza di un procedimento disciplinare nei confronti dell’insegnante e la riconducibilità dell’assegnazione dei docenti alle classi alle prerogative organizzative dell’amministrazione scolastica.
Secondo la scuola, tali elementi non consentivano di individuare ragioni sufficienti per accogliere l’istanza.
La docente, tuttavia, aveva contestato questa impostazione, evidenziando che la richiesta non era finalizzata a sindacare direttamente il potere organizzativo del dirigente scolastico, ma a conoscere le dichiarazioni che la riguardavano e che avevano inciso sulla propria situazione lavorativa.
La controversia è quindi approdata davanti al Tribunale Amministrativo Regionale per il Veneto, mediante ricorso proposto ai sensi dell’articolo 116 del Codice del processo amministrativo, disciplinato dal decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 104.
Il TAR Veneto: il docente ha un interesse diretto, concreto e attuale a conoscere le segnalazioni
Il Tribunale ha ritenuto illegittimo il diniego dell’istituzione scolastica, riconoscendo la sussistenza dei presupposti necessari per l’esercizio del diritto di accesso documentale.
Il riferimento normativo principale è rappresentato dall’articolo 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241, che riconosce il diritto di accesso ai documenti amministrativi ai soggetti portatori di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento richiesto.
Nel caso esaminato, tale collegamento risultava evidente.
Le segnalazioni presentate dai genitori riguardavano direttamente la docente e, secondo quanto emerso nel giudizio, erano state considerate dall’amministrazione nella rimodulazione dell’assegnazione oraria.
L’insegnante, pertanto, non aveva presentato una richiesta esplorativa o genericamente conoscitiva, ma intendeva acquisire documenti collegati a una specifica vicenda professionale.
Il TAR ha osservato che la docente aveva chiaramente indicato la necessità di tutelare i propri diritti lavorativi e personali, compresi quelli relativi alla dignità professionale e all’immagine.
Da ciò discende un principio importante: il diritto di accesso non presuppone necessariamente l’esistenza di un procedimento disciplinare, ma può essere esercitato anche per conoscere documenti che abbiano inciso concretamente sulla posizione professionale del dipendente.
L’assenza di contestazioni disciplinari formali non elimina, infatti, l’interesse del lavoratore a conoscere le ragioni documentate di una decisione che lo riguarda.
Anche le email informali dei genitori possono essere documenti accessibili
Un altro passaggio particolarmente significativo della sentenza riguarda la natura delle comunicazioni oggetto della richiesta.
Durante il giudizio, l’amministrazione aveva sostenuto che le segnalazioni ricevute fossero generiche, informali e prive di elementi sufficientemente circostanziati.
La scuola aveva inoltre precisato che l’unico documento conservato era costituito dalla stampa di email inviate dalla rappresentante di classe.
Secondo la difesa dell’amministrazione, la natura informale di tali comunicazioni avrebbe rappresentato un elemento contrario al riconoscimento del diritto di accesso.
Il TAR ha respinto questa interpretazione.
Ai sensi dell’articolo 22, comma 1, lettera d), della legge n. 241/1990, la nozione di documento amministrativo comprende ogni rappresentazione del contenuto di atti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.
Non è quindi necessario che un documento assuma la forma di un provvedimento amministrativo, di un verbale ufficiale o di una comunicazione protocollata per poter rientrare nell’ambito dell’accesso documentale.
Anche una semplice email può risultare accessibile quando sia detenuta dall’amministrazione e presenti un collegamento con una situazione giuridicamente tutelata del richiedente.
Nel caso concreto, le comunicazioni della rappresentante dei genitori erano state utilizzate nell’ambito delle valutazioni che avevano portato alla modifica dell’assegnazione della docente.
Il loro carattere informale non poteva pertanto giustificare il diniego.
La pronuncia assume particolare rilevanza per le segreterie scolastiche e per i dirigenti, poiché conferma che la natura informale di una comunicazione non la sottrae automaticamente alla disciplina dell’accesso agli atti.
Segnalazioni riservate: i genitori hanno diritto a rimanere anonimi?
È probabilmente questo il passaggio più delicato e interessante della decisione.
L’amministrazione scolastica aveva qualificato le email della rappresentante di classe come comunicazioni personali e riservate.
Nel corso del giudizio, la difesa della scuola aveva inoltre richiesto che, in caso di riconoscimento del diritto di accesso, venissero oscurati i dati identificativi dei soggetti menzionati nella documentazione.
Il TAR Veneto non ha accolto tale richiesta.
Secondo il Collegio, la semplice qualificazione delle comunicazioni come riservate non è sufficiente a impedirne l’ostensione nei confronti della persona direttamente interessata.
Il Tribunale ha richiamato, a sostegno della propria decisione, la sentenza del Consiglio di Stato n. 1199 del 2026, secondo la quale chi presenta una segnalazione che coinvolge altri soggetti non conserva automaticamente il controllo sulla dichiarazione una volta che questa entra nella disponibilità dell’amministrazione.
Il principio richiamato dai giudici esclude l’esistenza di un diritto generalizzato all’anonimato dell’autore della segnalazione, fatta salva la dimostrazione di particolari esigenze di tutela della riservatezza.
Nel caso esaminato, l’amministrazione non aveva rappresentato specifiche circostanze che rendessero necessario proteggere l’identità dell’autore della comunicazione.
Si era limitata a richiedere l’oscuramento dei dati identificativi.
Per questa ragione, il TAR ha riconosciuto il diritto della docente a ottenere la documentazione senza l’oscuramento richiesto dalla scuola.
Attenzione, però: la sentenza non stabilisce che ogni segnalazione debba essere sempre consegnata senza alcuna forma di tutela dei dati personali. Il principio deve essere interpretato in relazione alle circostanze concrete e all’eventuale presenza di specifiche esigenze di riservatezza, da valutare secondo la normativa applicabile.
Privacy e diritto di difesa: quale interesse deve prevalere?
La controversia consente di approfondire il rapporto tra il diritto di accesso documentale e la protezione dei dati personali.
La disciplina di riferimento è contenuta principalmente nella legge n. 241/1990, nel decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184, nel Regolamento europeo 2016/679 (GDPR) e nel decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Particolare importanza assume l’articolo 24, comma 7, della legge n. 241/1990, secondo cui deve essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici, nel rispetto delle condizioni previste dalla stessa disposizione per le diverse categorie di dati.
La tutela della riservatezza, quindi, non può essere invocata in maniera generica per impedire l’accesso a documenti rilevanti per la difesa di una posizione giuridica.
L’amministrazione deve effettuare una valutazione concreta, considerando la natura dei documenti, l’interesse del richiedente e gli eventuali diritti dei soggetti coinvolti.
Nel caso deciso dal TAR Veneto, le email riguardavano direttamente la docente ed erano state considerate nella gestione della sua assegnazione oraria.
Il Collegio ha pertanto ritenuto prevalente, nelle circostanze accertate, l’interesse dell’insegnante a conoscere le dichiarazioni che avevano inciso sulla propria posizione professionale.
Occorre comunque distinguere l’accesso ai documenti dalla loro successiva diffusione: il riconoscimento del diritto di conoscere determinate informazioni non autorizza automaticamente a pubblicarle o divulgarle indiscriminatamente.
Il dirigente scolastico può modificare l’assegnazione dei docenti alle classi?
La sentenza offre anche l’occasione per chiarire un aspetto importante dell’organizzazione scolastica.
L’assegnazione dei docenti alle classi rientra nell’ambito delle competenze organizzative del dirigente scolastico, da esercitare nel rispetto delle disposizioni legislative e contrattuali applicabili.
Tra i principali riferimenti normativi si richiamano l’articolo 25 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e l’articolo 396 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297, per quanto applicabile e compatibile con la successiva disciplina dell’autonomia scolastica e della dirigenza.
Tuttavia, l’esistenza di un potere organizzativo non esclude il diritto del docente di accedere ai documenti che lo riguardano.
È proprio questa la distinzione che emerge dalla pronuncia.
Il TAR non ha annullato l’assegnazione della docente alle classi, né ha accertato l’illegittimità della rimodulazione oraria.
La controversia riguardava esclusivamente il diniego di accesso alla documentazione.
Il riconoscimento del diritto di accesso non equivale, quindi, a una dichiarazione di illegittimità della decisione organizzativa.
Consente però all’interessato di conoscere gli elementi documentali rilevanti e di valutare, eventualmente, l’esercizio delle ulteriori forme di tutela previste dall’ordinamento.
Quali conseguenze per i dirigenti scolastici e le segreterie?
La sentenza n. 681/2026 contiene indicazioni operative di particolare interesse per le istituzioni scolastiche.
Quando una scuola riceve segnalazioni, reclami o comunicazioni riguardanti un docente, deve considerare che tali documenti possono essere oggetto di una successiva istanza di accesso.
Non è sufficiente qualificarli come informali, personali o riservati per escluderne automaticamente la conoscibilità.
In presenza di una richiesta di accesso, l’amministrazione deve verificare la sussistenza di un interesse diretto, concreto e attuale e valutare gli eventuali limiti previsti dalla normativa.
Il procedimento deve essere gestito nel rispetto della legge n. 241/1990 e del DPR n. 184/2006, anche per quanto riguarda l’eventuale individuazione dei controinteressati e le garanzie procedimentali loro riconosciute.
È inoltre opportuno che le scuole prestino particolare attenzione alla gestione e alla conservazione delle comunicazioni che vengono effettivamente utilizzate per assumere decisioni organizzative.
La vicenda esaminata dal TAR dimostra infatti come anche una email della rappresentante di classe possa assumere rilevanza amministrativa quando il suo contenuto viene considerato nell’adozione di decisioni riguardanti un dipendente.
Per le segreterie scolastiche, ciò significa che le richieste di accesso non possono essere valutate esclusivamente sulla base della forma dei documenti, ma devono essere esaminate considerando il loro contenuto, la loro effettiva detenzione e il collegamento con l’interesse dichiarato dal richiedente.
La decisione del TAR Veneto: ricorso accolto e scuola condannata alle spese
Alla luce delle considerazioni svolte, il TAR Veneto, Sezione Quarta, con sentenza n. 681 del 31 marzo 2026, ha accolto il ricorso della docente, riconoscendo il diritto di accesso alla documentazione richiesta nei termini indicati in motivazione.
Il Tribunale ha inoltre condannato l’amministrazione resistente al pagamento delle spese di giudizio, liquidate in 1.000 euro, oltre agli accessori di legge e al rimborso del contributo unificato, se versato.
La decisione conferma che la pubblica amministrazione non può sottrarsi all’obbligo di consentire l’accesso documentale attraverso motivazioni che non affrontano concretamente l’oggetto della richiesta e l’interesse giuridico rappresentato dal richiedente.
La conclusione che emerge dalla decisione è particolarmente significativa: il docente non ha necessariamente diritto a ottenere una decisione organizzativa diversa, ma ha diritto, quando ricorrono i presupposti di legge, a conoscere i documenti che lo riguardano e che hanno inciso sulla propria situazione professionale.
La trasparenza, in questo contesto, non costituisce soltanto un obbligo amministrativo, ma rappresenta una garanzia concreta per la tutela dei diritti dei lavoratori della scuola.
La sentenza n. 681 del 31 marzo 2026 del TAR Veneto è disponibile nell’Archivio documentale di www.internetscuola.it, previa registrazione gratuita al sito.
